وافق المجلس الأعلى للأزهر الشريف في جلسته المنعقدة اليوم الاثنين 2 نوفمبر 2015م، على إنشاء مكاتب خاصة بالوافدين في كليات الجامعة وفي المناطق الأزهرية وفي مدينة البعوث الإسلامية، ومعاهد البعوث.
ووضع المجلس عدد من الآليات للتعامل وهي:
ـ قصر تعاملات الطلاب الوافدين على منح سواء المقيمين أو غير المقيمين بمدينة البعوث على المكتب المخصص بمدينة البعوث.
ـ قصر تعامل الطلاب الدارسين بمعاهد البعوث والدراسات الخاصة من غير الحاصلين على منح على المكتب المخصص لهم بهذه المعاهد بداية من تقديمهم طلب الالتحاق وحتى نهاية علاقته الدراسية بالمعهد.
ـ قصر تعامل الطلاب الوافدين الدارسين بجامعة الأزهر على المكاتب المخصصة لهم بكلياتهم.
ـ قصر تعامل الطلاب الوافدين التابعين للمناطق الأزهرية المختلفة من غير الدارسين بمعاهد البعوث الإسلامية والدراسات الخاصة على المكاتب المخصصة لهم بدواوين المناطق الأزهرية التابعين لها واستيفاء اجراءاتهم من كافة الجوانب المختلفة.
ودعا المجلس الأعلى كافة الجهات المعنية بالتعامل مع الطلاب الوافدين إلى ضرورة التنسيق فيما بينها ودون أدنى تكليف للطالب الوافد في التعامل مع أي جهة أخرى بالأزهر فيما يخص أي شأن من شئونهم إلا من خلال المختصين وفقا للحالات المشار إليها.
كما أكد على جمع كافة بياناتهم في الإدارة العامة للطلاب الوافدين بمجمع البحوث الإسلامية،تمهيدًا لإنشاء قاعدة بيانات إجمالية عن كافة الوافدين الدارسين بالأزهر، لتحديد صلاحيات التعامل على قاعدة البيانات؛ وذلك من الجهات المشار إليها بالتعاون مع الأمانة العامة للمجلس الأعلى للأزهر.