- تلقى أوراق الطلاب الوافدين للدراسة بالأزهر والتأكد من استيفاء الأوراق والشروط المطلوبة.
- إنشاء ملف أصلي لكل طالب وافد بالأزهر يحتوى على أوراق الالتحاق الأصلية المقدمة منه، وتقوم بإرساله إلى الجهة الدراسية التي يلحق بها الطالب أو مركز الأزهر لتعليم اللغة العربية لغير الناطقين بها أو الكليات بحسب الأحوال.
- إنشاء ملف فرعي لكل طالب يحفظ لديها ويضم صور أوراق الالتحاق الأصلية المقدمة من الطالب.
- إنشاء سجلات يدون بها أسماء جميع الطلاب الوافدين إلى الأزهر، وأرقام جوازات سفرهم، وتاريـخ التحاقهم بالدراسة، والجهات الدراسية التي ألحقوا بها، والصف المقيد به كل طالب ، وتدرجه الدراسي، وعنوانه الدائم في الداخل والخارج، وغير ذلك من البيانات الضرورية.
- إعداد سجل عام تقيد فيه أسماء الخريجين الذين أتموا دراستهم التي وفدوا من أجلها (جامعيـة أو دراسات عليا) وجنسياتهم وعناوينهم وتخصصاتهم وغير ذلك من البيانات الضرورية، وعرض هذا السجل على لجنة شئون الطلاب الوافدين المنصوص عليها بالمادة (3) من هذه اللائحة لإعمـال شئونها نحو إعداد الخطط والوسائل التي تمكنها من التواصل مع هؤلاء الخريجين في بلادهــم ،ومتابعتهم ومدهم بما يعاونهم في أداء رسالتهم في الدعوة الإسلامية وإظهار حقيقة الإسلام فـي تقدم البشرية ورقى الحضارة الإنسانية، وتوثيق الروابط الثقافية والعلمية معهم بدعوتهم لحضـور المؤتمرات الإسلامية التي تعقد في جمهورية مصر العربية، ودعم أواصر الصلة المستمرة مــع أجيال الخريجين من الوافدين بما يحقــق الغاية المرجوة من نظام إعداد الطلاب الوافديــن بالأزهر الشريف.
تختص إدارة الطلاب الوافدين بكل من جامعة الأزهر وقطاع المعاهد الأزهرية بإعداد سجلات بأسمـاء الطلاب الوافدين المقيدين بكل منهما وبياناتهم تكون مماثلة لسجلات الإدارة العامة لشئون الطلاب الوافديـن المنصوص عليها باللائحة، ودراسة الوسائل والإمكانيات التي تساعد على حصر وتوثيق أعداد الدارسين بالتنسيق مع الإدارة العامة للطلاب الوافدين بمجمع البحوث الإسلامية.