الإدارة العامة للطلاب الوافدين تمثل مع الإدارة العامة للبعوث الإسلامية جناحي الأمانة المساعدة للبعوث الإسلامية في الهيكل الإداري لمجمع البحوث الإسلامية.
حيث إن بعوث الأزهر نوعان، بعوث موفدة: وهم علماء الأزهر الموفدون للتدريس والوعظ والإرشاد ونشر الثقافة الإسلامية والعربية في مختلف دول العالم، وهؤلاء تقوم الإدارة العامة للبعوث الإسلامية بإيفادهم ومتابعتهم كما ورد في الحديث عن هذه الإدارة.
وبعوث وافدة: وهم طلاب العلم الوافدون من شتى بقاع الأرض الذين يشدون الرحال إلى الأزهر الشريف – كعبة العلم – لينهلوا من علومه، ويتزودوا بالفكر الإسلامي الصحيح، والقيم الإسلامية الصافية النقية من شوائب الغلو والتطرف، ويعودوا إلي بلادهم وأ وطانهم علماء يبلغون رسالة الإسلام صافية نقية كما أرادها الله –عز وجل– وكما زودهم بها الأزهر الشريف.
وهنا يأتي دور الإدارة العامة للطلاب الوافدين التي تقوم باستقبال هؤلاء الطلاب على اختلاف جنسياتهم، وتقديم كل الخدمات اللازمة لهم؛ لتقديم أوراقهم وإلحاقهم بالمعاهد الأزهرية وإسكانهم بمدينة البعوث الإسلامية وحل أي مشكلات تواجههم، ومتابعة وتسجيل نتائجهم وتدرجهم الدراسي وغير ذلك بالتنسيق مع مدينة البعوث الإسلامية وجامعة الأزهر وقطاع المعاهد الأزهرية ووزارة الخارجية وسفارات دولهم في مصر وغيرها من الجهات ذات الصلة.
والطلاب الوافدون الدارسون بالأزهر حوالي 38 ألف طالب من 135 دولة بعضهم وافد على منح الأزهر الشريف، وبعضهم وافد على منح جهات مانحة أخري، وبعضهم وافد على حسابه الخاص، والطلاب الوافدون على منح الأزهر حوالى 4 آلاف طالب بعضهم يقيم بمدينة البعوث الإسلامية وبعضهم يقيم خارجها.
والإدارة العامة للطلاب الوافدين يشمل هيكلها الإداري عدة أقسام، يقوم كل قسم بجزئية من الدور المنوط بها وذلك علي النحو التالي:-
أولاً: قسم الرعاية والمشروع:
ويقوم هذا القسم بإعداد المشروع السنوي للمنح الدراسية المقدمة من الأزهر الشريف لمختلف دول العالم – في إطار اتفاقيات التعاون الثقافي بين مصر وهذه الدول – بعد تجميع توصيات
السفارات والقنصليات المصرية بالخارج أو طلبات السفارات الأجنبية في مصر بتخصيص منح أو زيارة أعداد المنح المخصصة، ويتم عرض مشروع المنح بعد إعداده على اللجنة المالية لشئون الوافدين والتدريب بوزارة الخارجية لمناقشته بحضور مندوبين عن جميع الجهات ذات الصلة، وبعد إقراره يبلغ إلى جميع سفاراتنا في دول العالم التي تم تخصيص منح دراسية لها.
ويقوم هنا القسم بعد ذلك بتلقي أوراق الطلاب المرشحين على منح الأزهر الواردة من سفاراتنا وقنصلياتنا بالخارج وفحصها والتأكد من استيفائها، بإخطار السفارات والقنصليات بقبول المستوفين للشروط، واستخراج تذاكر استقدام طلاب الدول التي تشمل المنح المخصصة لها تذاكر استقدام الطلاب المرشحين منها على هذه المنح وهي جميع الدول الإفريقية التي يوليها الأزهر الشريف عناية خاصة – كما سبق وأشرنا – بالإضافة إلى دولة ميانمار.
ثم يقوم هذا القسم باستقبال الطلاب الوافدين على منح من جميع الجنسيات وتسجيل بياناتهم، وعمل خطابات صرف المخصصات المالية المقررة لهم، وإسكان من يتقرر سكنه بمدينة البعوث الإسلامية.
ثانياً: قسم المنح :
ويخصص هذا القسم بعمل ملفات لجميع الطلاب المقيدين على منح الأزهر، وتجديد المنح سنوياً، ومخاطبة الجهات الدراسية – معاهد – جامعات – بإعفائهم من الرسوم والمصروفات الدراسية المقررة وحصر منح الوفورات – وهى المنح التي لم تقم بعض الدول بالترشح عليها كليا أو جزئيا – وذلك لترشح بعض الطلاب الدارسين بالأزهر الشريف على حسابهم الخاص وتقدموا بطلبات للقيد على منح الأزهر من داخل مصر نظرا لظروفهم وفق ما تقرره لجنة شئون الطلاب الوافدين بالأزهر الشريف.
ثالثاً: قسم المعادلات:
ويختص هذا القسم بتلقي طلبات المعاهد والمدارس الإسلامية من مختلف دول العالم الراغبة في معادلة شهاداتها الإعدادية أو الثانوية بمثيلاتها بالأزهر؛ حيث يتلقى القسم هذه الطلبات ومرفق بها الخطط والمناهج الدراسية موثقة من الخارجية ثم يعرضها على اللجان المختصة بقطاع المعاهد الأزهرية لدراستها وبيان مدى مطابقتها للخطط والمناهج الأزهرية وإعداد تقارير بنتيجة الدراسة لعرضها علي لجنة المعادلات الدراسية لإقرارها، وإخطار الجهات الطالبة عن طريق وزارة الخارجية بما قررته اللجنة سواء بالموافقة على المعادلة أو رفضها لعدم مطابقة الخطة والمنهج .
رابعاً: قسم الدراسات الخاصة:
ينظم الأزهر الشريف دراسات خاصة لغير الناطقين بالعربية لمدة سنة أو سنتين على الأكثر يتم خلالها إلحاق الطلاب الوافدين غير الناطقين بالعربية في معهد الدراسات الخاصة لتعليمهم حروف العربية ونطقها وكتابتها وترتيب الكلمات والجمل منها، حتى إذا تمكنوامن التحدث بالعربية وكتابتها يتم إلحاقهم بالمعاهد الأزهرية حسب مستواهم .
خامساً: قسم الدارسين والإحصاء:
ويختص هذا القسم بتسجيل النتائج الدراسية لجميع الطلاب الوافدين والبالغ عددهم حوالي (35000) خمسة وثلاثين ألف طالب من 135 دولة حول العالم، وإعداد قاعدة بيانات بالخريجين من الطلاب الوافدين، وكذالك المفصولين للرسوب أو غير ذلك، هذا فضلاً عن إعداد الإحصائيات العددية والإجمالية لجميع الطلاب الوافدين للدراسة بالأزهر الشريف تشمل (الدراسات الخاصة، المعاهد، الجامعة، الدراسات العليا) كما تشمل المنح الدراسية داخل وخارج المدينة وكذلك الدارسين على منح جهات أخرى أو على حسابهم الخاص.
سلدساً: قسم الترجمة:
ويقوم بترجمة جميع أوراق ومستندات ترشيح الطلاب الوافدين علي منح الأزهر وجوازات سفرهم سواء باللغة الإنجليزية أو الفرنسية، والتواصل مع غير الناطقين بالعربية ومساعدتهم في إنهاء إجراءات قيدهم وغير ذلك.
ومن هذه النبذه يتضح أهمية دور الإدارة العامة للطلاب الوافدين كإحدى الإدارات الهامة والمؤثرة من خلال تعاملها المباشر مع الطلاب الوافدين من مختلف دول العالم.