اجتمع الأستاذ /أحمد البرجي رئيس مكتب الطلاب الوافدين بمنطقة الإسكندرية بشيوخ المعاهد التي بها طلاب وافدين وذلك يوم الأربعاء الموافق 20 سبتمبر 2017 م بالمكتبة المركزية لمنطقة الإسكندرية بسموحة وتناول الاجتماع النقاط التالية:

• حصر غياب الطلاب الوافدين يوميا بدفتر المواظبة المعد للطلاب الوافدين.
• موافاة مكتب الوافدين بالمنطقة بغياب الطلاب الوافدين أسبوعيا.
• الالتزام بقواعد الفصل للطلاب الوافدين بجميع المراحل التعليمية .
• التنبيه على الأخصائي الاجتماعي بإرسال التقرير الشهري والإجراءات التي اتخذها نحو غياب الطلاب الوافدين.
• فحص ملفات الطلاب الوافدين والتأكد من تحديث جواز السفر والإقامة.
• لا يجوز سفر الطالب الوافد بأي حال من الأحوال إلا بعد الرجوع لمكتب الوافدين بالمنطقة.
• متابعة الاستمرارية للطلاب الوافدين في كل مرحلة دراسية وإخطار مكتب الوافدين بها.
• إعداد إحصاء للطلاب الوافدين بكل معهد مع تحديث بياناتهم وعمل كشف بأسماء الطلاب الذين تم سحب ملفاتهم والطلاب الذين حولوا من الأزهر للتربية والتعليم أو من أزهر لأزهر.
• في حالة وجود تحديد مستوى للطالب يرجى الاحتفاظ بلجنة تحديد المستوى بالصف المناسب لمستواه وإرسال صورة لمكتب الوافدين لإعتمادها من المنطقة فورا.
• يتم عمل إحصاء بغياب الطالبات الوافدات المتزوجات ويوقعن بالعلم.

ومن الجدير بالذكر أن الأستاذ /أحمد البرجي كان قد اجتمع بالسادة مسئولي شئون الطلاب بالمعاهد التي بها طلاب وافدين للتأكيد على التعليمات الواردة من إدارة التعليم النوعي بقطاع المعاهد الأزهرية وإدارة الوافدين بمجمع البحوث الإسلامية .