عقد الدكتور مؤمن الهواري، رئيس الإدارة المركزية لمنطقة البحر الأحمر الأزهرية والأستاذ عبد الناصر حسان الديب، مدير عام المنطقة للعلوم الثقافية ورعاية الطلاب، اجتماعًا موسعًا صباح اليوم الأربعاء الموافق 16 يونية 2021م، بالسادة رؤساء ومساعدي لجان الشهادة الثانوية الأزهرية ورؤساء مراكز توزيع الأسئلة والموجهين العموم والموجهين الأوائل، بحضور الأستاذ أحمد إبراهيم، مدير إدارة الامتحانات؛ لبحث ومناقشة أهم التجهيزات النهائية، والتعليمات التي ينبغي اتباعها بامتحانات الشهادة الثانوية الأزهرية، والتي من المقرر أن تنطلق يوم السبت المقبل 19 يونية للقسم العلمي، ويوم الأحد 20 يونيه للقسم الأدبي. وقد تناول الاجتماع مناقشة عدة توصيات وتعليمات من أهمها: • الحرص على تطبيق كافة الإجراءات الاحترازية؛ للوقاية من فيروس كورونا، وعدم دخول أي شخص دون ارتداء الكمامة. والحرص على اتباع المسافات الآمنة، والتأكد أن جميع المنتسبين لأعمال الامتحانات قد أخذ مصل اللقاح. • ينبه على جميع العاملين المشاركين بأعمال اللجنة بالحضور مبكرًا من الساعة السابعة صباحًا، وعدم مغادرة مقر اللجنة إلا بعد انتهاء اللجنة. • توفير الجو الملائم والبيئة المناسبة للطلاب؛ حتى يؤدوا الامتحان في جو يسوده الهدوء والانضباط. • عدم دخول أي فرد من غير العاملين باللجنة، سوى الموجهين المتابعين من ديوان عام المنطقة أو قطاع المعاهد، أو المشيخة والمسئولين عن لجنة الامتحانات، مع توقيعهم في دفتر الزيارات وتحت مسئولية أمن اللجنة في ذلك ورئيس اللجنة والموجه المقيم. • التحقق من الطلاب في كل مادة من خلال بطاقات التعارف. • عقد الاختبارات الشفهية للطلاب يكون على مجموعات مقسمة، وإخطار الطالب بميعاد امتحانه الشفوي مسبقًا. • عدم السماح بوجود أي تليفون محمول سواء مع الطلاب أو الملاحظين أو المنتسبين لأعمال اللجنة، حتى ولو كان مغلقًا عدا رئيس اللجنة والوكيل الثقافي، على أن يكون هاتفًا دون كاميرا، وذلك للعمل على سرعة التواصل بين رئيس اللجنة وغرفة عمليات الامتحانات بديوان عام المنطقة، وباستثناء ذلك تجمع جميع الهواتف في صندوق شفاف تحت إشراف مسئول الأمن، وإن أمكن تجميعهم على صندوقين: أحدهما للطلاب، والآخر للعاملين المشاركين. • عدم التدخين باللجان، وعدم تناول أية مأكولات أو مشروبات داخل اللجنة، وتجنب الحديث أو الحوار سواء بين الملاحظين أو الطلاب، ومن يخالف ذلك يعرض نفسه للمساءلة القانونية. • عدم مغادرة المراقبين الاحتياط مقر اللجنة لأي سبب حتى الانتهاء من اللجنة. • ضرورة الالتزام بكافة التعليمات المنظمة لأعمال الامتحانات، والواردة في كراسة الضوابط الواردة من قطاع المعاهد الأزهرية.
كما أكد " الهواري" أنه سيتم عقد اجتماع أسبوعي (أون لاين) مع رؤساء اللجان ورؤساء مراكز توزيع الأسئلة والسادة الموجهين عن طريق برنامج Teams؛ وذلك مراعاة للتباعد الاجتماعي، للعمل على المتابعة المستمرة، ومناقشة أهم الإيجابيات والسلبيات بكل لجنة، وأكد فضيلته على ضرورة التنسيق بين رئيس اللجنة والموجه المقيم تنسيقًا كاملًا، وأن يكون العمل بينهما يتسم بالتعاون المثمر ويكمل بعضهما بعضًا، والحرص على أن تتوفر بكل لجنة غرفة للعزل ولجنة للعزل تحسبًا لأي طارئ.
ومن جانبه أكد " الديب" على أهمية التواصل المستمر والدائم مع غرفة عمليات الامتحانات؛ للتعامل مع أي طارئ يطرأ، أو الوقوف على أية سلبيات أو معوقات، للخروج بامتحانات الشهادة الثانوية بصورة مشرفة على أكمل وجه، كما أكد على دور رئيس اللجنة ومساعديه والأعضاء، وأن يكونوا على قدر المسئولية الملقاة على عاتقهم، والحرص على تنفيذ كافة التوصيات والتعليمات بكل دقة.