في إطار استعدادات قطاع المعاهد الأزهرية المتعلقة بتشكيل كنترولات الشهادات الأزهرية (الابتدائية ــ الإعدادية) في امتحانات العام الدراسي الحالي 2015/2016، تقرر وضع عدد من الثوابت الفنية هى كالتالي:
أولاً: تشكل لجنة برئاسة رئيس الإدارة المركزية للمنطقة أو مديرها العام وعضوية كل من وكلاء المنطقة ومدير امتحانات المنطقة ومدير المرحلة التي تقع في دائرة اختصاها بالإضافة إلى مدير الإدارة القانونية ومدير التفتيش المالي والإداري بالمنطقة وتكون مهمتهم كالآتي (مع مراعاة عدم الجمع بين مكافأة اللجنة الإدارية ومكافاة الكنترول):
- اختيار رئيس الكنترول ومساعده ورؤساء الحجرات واثنين مساعدين لكل من كنترول الابتدائية والإعدادية.
- اختيار عضو حاسب آلي لكل حجرة ومشرف عام على هؤلاء الأعضاء لكل من كنترول الابتدائية والإعدادية تكون مهمة هذا المشرف التنسيق بين هؤلاء الأعضاء وإدارة الكمبيوتر بالإدارة المركزية للامتحانات.
- ترشيخ أعضاء الكنترول بكل شهادة على حدة بعد اجراء القرعة العلنية للمتقدمين بشرط ان يكون الاختيار بنسبة 70% من المتقدمين لأول مرة وبنسبة 30% ممن سبق لهم العمل بالكنترولات مدة لا تزيد عن عشر سنوات كحد أقصى للأعضاء فقط، وعلى ان يتم تغيير من تم ترشيحه للفصل الدراسي الأول واختيار أعضاء جديدة للفصل الدراسي الثاني وكذلك الدور الثاني بنفس الضوابط المنصوص عليها.
ثانيًا: على اللجنة المشكلة عند تنفيذ ما سبق ان تراعي الضوابط الآتية:
- أن يكون اختيار رئيس الكنترول ومساعده ورؤساء الحجرات ومساعديه وعضو الحاسب الآلي مبنيًا على أساس خبرة لا تقل عن عامين ويتم تكليفهم بالعمل خلال الفصل الدراسي الأول والثاني والدور الثاني.
- يشترط أن يكون أحد مساعدي رئيس الحجرات من التخصص الثقافي.
- عدم جواز الجمع بين أعمال الكنترولين معًا أو كنترول الشهادات الأخرى واللجنة الإدارية مطلقًا.
- يتم فصل الطلبات للمتقدمين لأول مرة عن المتقدمين ممن سبق لهم المشاركة، وذلك قبل اجراء القرعة العلنية لكل شهادة حتى يتم مراعاة النسب المذكورة عليه 30 % من الأعضاء ذوي خبرة سابقة لا تزيد عن عشر سنوات كحد أقصى للأعضاء فقط و70% من الأعضاء الجدد.
- على اللجنة المشكلة الاستعانة بما تراه للتأكد من صحة ما ورد بالاقرار الموقع عليه المتقدم والمتضمن للشروط الآتية:
1ـ عدم صدور قرار بحرمان المتقدم من أعمال الامتحانات.
2ـ عدم وجود صلة قرابة بين المتقدم وأحد الطلاب الممتحنين بالشهادة المرشح لها حتى الدرجة الرابعة.
3ـ عدم حصول المتقدم على جزاءات أكثر من ثلاثة أيام في العام شريطة ألا يكون الجزاء الحاصل عليه المتقدم متعلق بأعمال الامتحانات.
4ـ ألا يكون العضو محالاً للتقاعد خلال فترة عمل الكنترول المرشح له.
- على اللجنة المشكلة اختيار نسبة 30% زيادة عن الأعداد المطلوبة كاحتياط من القدامي والجدد ولا يتم الافصاح عنها إلا عند الحاجة فقط بذات الشروط والضوابط المعمول بها في الاختيار.
- يحظر على جميع العاملين بديوان عام المناطق من إداريين وعمال التقدم للاشتراك بأعمال الكنترولات الخاصة بالشهادتين بالمناطق الأزهرية مع استثناء أعضاء الحاسب الآلي عند الحاجة إليهم، وذلك لخضوعهم لاختبار قبول وإجادة.
- يحظر على شيوخ المعاهد التقدم للاشتراك بأعمال الكنترولات الخاصة بالشهادتين بالمناطق الأزهرية، وذلك لاختيارهم رؤساء لجان في الامتحانات.
- المناطق ذات الكثافة الطلابية القليلة تشكل لها حجرة واحدة مكونة من رئيس مساعد وعضو حاسب آلي فقط .
علمًا بأن من يخالف الضوابط والتعليمات سوف يتعرض للمساءلة القانونية بالإضافة إلى حرمانه من أعمال الامتحانات لمدة خمس سنوات حتى لو كان المخالف رئيس المنطقة أو مديرها العام.