تُعتبر قواعد البيانات نظامًا مهمًا في حياتناو لديه قدرة هائلة على تخزين كمية كبيرة من المعلومات وتنظيمها وإدارتها ضمن تطبيق برنامج واحد،ولذا اجتمعت الأستاذة الدكتورة نهلة الصعيدي رئيس مركز تطوير تعليم الطلاب الوافدين والأجانب مع إدارة الموارد البشرية بمشيخة الأزهر الشريف لوضع الأسس والمعايير اللازمة لعمل قواعد بيانات خاصة بأعضاء المركز وللعاملين بمعاهد البعوث الإسلامية ومعاهد الأزهر لتعليم اللغة العربية للناطقين بغيرها (بنين وفتيات)، وتتمثل أهمية قواعد البيانات في حفظ عدد أكبر من البيانات بمستوى عالٍ من الكفاءة والاحترافية والتميز وتوفيرًا للوقت والجهد، ويسمح للمستخدمين بأداء مهام متعددة بكل سهولة ويسر.